Wykorzystanie etykiet do organizacji w biurze

Chcesz poprawić poziom organizacji w biurze? Istnieje wiele sposobów na to, aby usprawnić pracę w biurze. Jedną z takich możliwości jest stosowanie drukowanych etykiet. Przekonaj się, że to doskonały sposób na to, aby zaoszczędzić czas, zmniejszyć stres związany z ciągłym poszukiwaniem potrzebnych dokumentów, a do tego zwiększyć efektywność podczas pracy. Dowiedz się, jak wykorzystać etykiety do organizacji w biurze.

Do czego warto wykorzystać etykiety w biurze?

Naklejone etykiety z wypisanym adresem, nazwą kategorii czy datą pomagają odzyskać kontrolę nad dokumentami w biurze. Być może nawet nie zdajesz sobie sprawy z tego, że etykiety mogą pomóc w skuteczniejszym uporządkowaniu dokumentacji biurowej. Dlatego też koniecznie zapoznaj się z naszymi poradami, jak wykorzystać etykiety do organizacji w biurze.

Organizacja segregatorów

Segregatory ułatwiają porządkowanie dokumentów i segregowanie ich alfabetycznie, według lat czy kategorii. Jednak, aby sprawnie wyszukiwać umowy, faktury czy jeszcze inne dokumenty warto nakleić na segregatorach papierowe etykiety. Możesz umieścić je na przedniej części segregatora albo na grzbiecie. Przypomnij sobie, ile razy spotkała Cię sytuacja, kiedy podczas poszukiwań jakiegoś dokumentów czułeś duży stres i straciłeś na to bardzo dużo cennego czasu. Gdy poświęcisz jednorazowo czas na organizację segregatorów, przekonasz się, że Twoja efektywność wzrośnie i zawsze znajdziesz dokumentację, której potrzebujesz w danej chwili.

Archiwizacja

Archiwizacja to ważna czynność, która w przypadku umów czy faktur jest uregulowana prawnie. Obowiązkiem pracodawców jest przechowywanie niektórych dokumentów przez pewną ilość czasu np. przez 5 lat. Jak znaleźć odpowiednie dokumenty w razie kontroli czy potrzeby skorzystania z umów sprzed kilku lat? Najlepiej poświęcić jeden gabinet w biurze na stworzenie archiwum. Wykorzystaj w tym celu metalowe regały, szuflady zamykane na klucz, kartony do archiwizacji i segregatory. Na kartony, teczki czy segregatory najlepiej naklej etykiety samoprzylepne i opisz, co dokładnie znajduje się wewnątrz. W ten sposób przyspieszysz poszukiwanie potrzebnych dokumentów, a przy tym wyeliminujesz ryzyko ich zgubienia lub przedwczesnego zniszczenia.

Oznaczenia szuflad i półek

Jak poprawić organizację w biurze? Zamiast szukać ciągle pustych formularzy, faktur czy kopert, najlepiej wykorzystaj etykiety do organizacji biura. W jaki sposób? Naklej na półkach i szufladach niewielkie etykiety, informujące o tym, co znajduje się wewnątrz. Dzięki temu zaoszczędzisz czas i nie będziesz musiał lub musiała szukać potrzebnych dokumentów czy materiałów biurowych w każdej szufladzie bądź na półce.

Etykiety na drzwi

Etykiety możesz nakleić także na drzwiach różnych pomieszczeń. Mogą one mieć charakter informacyjny – wskazywać, jaką funkcję pełni dane pomieszczenie, np. pokój socjalny, sekretariat lub kto pracuje wewnątrz. Z drugiej strony możliwe staje się ich wykorzystanie do tego, aby ostrzegać przed zagrożeniem związanym z wchodzeniem do danego pomieszczenia lub też informować o zakazie wstępu osobom nieuprawnionym.

Etykiety na drzwiach mogą wskazywać również drogę, dzięki czemu petenci będą wiedzieli, jak szybko dotrzeć w wybrane miejsce.

Etykiety na temat pierwszej pomocy

W każdym biurze i firmie powinna znaleźć się informacja na temat tego, jak udzielić pierwszej pomocy w razie wystąpienia zagrożenia życia lub pogorszenia stanu zdrowia. W tym celu można wykorzystać m.in. właśnie etykiety i nakleić je na drzwiach, ścianie, specjalnej tablicy bądź apteczce.

Do segregacji śmieci

Nie zapomnij o jeszcze jednym bardzo ważnym sposobie wykorzystania papierowych etykiet, czyli do segregacji śmieci. Etykiety z napisami lub symbolami można nakleić na koszach na śmieci, które bardzo często znajdują się w biurze. 

Warto zagospodarować odrobinę miejsca na kosze do segregacji śmieci – pokażesz w ten sposób, że Twoja firma dba o środowisko naturalne.

Dlaczego warto zadbać o organizację w biurze?

Organizacja w biurze pozwala zaoszczędzić czas, zmniejszyć stres i wyeliminuje ryzyko zgubienia firmowych dokumentów. Ważne jest to, aby w każdym przedsiębiorstwie powstał system porządkowania i organizowania dokumentów. Jeśli zastanawiasz się, jaka metoda sprawdzi się najlepiej w Twojej firmie, to polecamy chronologiczne i alfabetyczne katalogowanie z wykorzystaniem teczek, segregatorów i kartonów do archiwizacji. Pomocne są też etykiety, które skutecznie opisują ich zawartość. W wielu przedsiębiorstwach można spotkać się z metodą używania kolorowych etykiet. Inny kolor używany jest do dokumentów związanych z finansami, a inny do dokumentów związanych z działem HR itd. Zastosowanie różnych odcieni i barw świetnie sprawdza się w archiwum, bo pozwala na szybsze odnalezienie poszukiwanych dokumentów.

A ty jak zamierzasz wykorzystać etykiety do organizacji w biurze?